إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب
Time management and meetings and delegation of powers to the secretarial office coordinators
:المشاركون
-
مدراء الإدارات و المدراء التنفيذيين وشاغلي الوظائف القيادية والإدارية العليا.
-
الموظفين والمعينين حديثاً و المرشحين لشغل الوظيفة مستقبلا.
-
الإداريين الراغبين في تطوير مهاراتهم في هذا المجال.
:الأهداف العامة
-
تحديد مفهوم الأولويات وإدارة الوقت وكيفية تنظيمه حسب الأهم قبل المهم .
-
إدراك الدور السلبي لضغوط العمل كأحد مضيعات الوقت ويستخدم الأسلوب الأنسب للتغلب عليها
-
تحديد العائد المتوقع من الاستثمار الأمثل للوقت على كل من الفرد والمنظمة .
-
تطبيق إستراتيجيات الاستثمار الفعال للوقت وطرق مضاعفة الفائدة من استغلال الوقت في إنجاز المهام والأولويات .
-
ممارسة استخدام بعض النماذج العملية في جدولة الوقت وانجاز الأعمال المطلوبة.
-
إكساب المشاركين مهارات تنظيم أعمال الاجتماعات واللجان بفاعلية ومتابعة نتائجها .
:المحاور الرئيسية
اليوم الأول:
-
المهارات الحديثة للمساعد الاداري
-
الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية .
-
اكتساب مهارات المساعد الناجح.
-
تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك.
-
تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي.
-
إتقان نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
-
استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .
-
أعداد وتصميم قواعد البيانات المكتبية.
-
تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية.
-
-
النظرة التقليدية والنظرة الحديثة لمفهوم الوقت .
-
مفهوم إدارة الوقت وأهميته
-
الوقت في حياة العظماء
-
التسويف
-
وسائل تنظيم الوقت ( باريتو – بهانسون – الدقائق الخمس – الأولوليات)
-
الاتصال الفعال
-
نمط الشخصية ( أ ) و الشخصية ( ب)
-
أهمية الوقت
-
لصوص الوقت
-
مضيعات الوقت وضغوط العمل.
-
•مفهوم الأولويات (الأهم قبل المهم ) وتنظيم وقت العمل .
-
دراسة وتحليل الوقت ( مصفوفة إدارة الوقت )
-
أهمية الاتصال والإصغاء في الإدارة الفعّالة للوقت.
-
طرق التغلب على مضيعات ومعوقات الوقت.
اليوم الثاني:
-
مفهوم السلطة وأنواعها :
-
مبررات تفويض السلطة .
-
معوقات التفويض .
-
-
مهارات التفويــض الفعال لزيادة فعالية وقت المديرين .
-
التفويض كأسلوب لاستثمار الوقت وتخفيف ضغوط العمل .
-
إستراتيجيات الاستثمار الفعال للوقت .
-
إستراتيجيات مضاعفة الوقت.
-
الموازنة بين العمل والحياة الاجتماعية .
اليوم الثالث:
-
مفهوم الضغوط
-
مسببات الضغوط
-
الاسترخاء ومواجهة الضغوط
-
أليات وطرق مواجهة الضغوط
-
مصادر ضغوط العمل وأعراضها
-
أسباب وأنواع ضغوط العمل ومدى تأثيرها على فعالية العمل
-
مهارات تحديد وتشخيص ضغوط العمل
-
أساليب ومهارات مواجهة ضغوط العمل
-
إدارة الضغوط في بيئة العمل
-
التوتر وعلاقته بالإنجاز وأثارة الصحية المختلفة ( الجسدية والنفسية).
-
خطة عمل مستقبلية لمواجهة ضغوط العمل وكيفية التغلب عليها
-
تطبيق عملي لكيفية مواجهة الأزمات والصراعات في العمل
-
نماذج وأساليب جدولة الوقت وترتيب إنجاز المهام.
-
حالات وتطبيقات عملية.
اليوم الرابع:
-
التعريف بالاجتماعات واللجان.
-
الفرق بين الاجتماعات واللجان.
-
أنواع الاجتماعات وأنواع اللجان.
-
أهمية عقد الاجتماعات وتشكيل اللجان والجدوى منها.
-
أسباب انعقاد الاجتماعات.
-
المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
-
المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
-
التحضير لأعمال الاجتماعات واللجان.
-
متابعة أعمال الاجتماعات واللجان.
-
التنظيم الفني والإداري للاجتماعات.
-
كيف تكون رئيساً ناجحاً للاجتماع؟
-
كيف تكون سكرتيراً ناجحاً للاجتماع؟
-
كيف تكون عضواً ناجحاً في الاجتماع؟
-
مهارات إعداد محاضر الاجتماعات.
اليوم الخامس:
-
سكرتارية الاجتماعات واللجان وإعداد النماذج والوثائق.
-
التخطيط لإجراءات الاجتماعات: (الأهداف - النتائج - جدول الأعمال - اختيار المشاركين وتحديد من سيحضر الاجتماع)
-
خطوات الإعلان عن الاجتماع: (Why – How – What – When – Where – Who)
-
استخدام تقنيات الحاسب الآلي في خدمة إدارة الاجتماعات الفعالة.
-
الإعداد لاجتماع الكتروني والمشاركة فيه.
-
فن إدارة الاجتماعات وضغوط العمل.
-
التعرف على الأنماط المختلفة.
-
الاتصال الفعال مع الآخرين.
-
فن التعامل مع الناس.
-
محاذير فشل الاجتماعات واللجان.
-
مشاكل الاجتماعات وكيفية علاجها.